Sunny

Deine virtuelle Assistentin

Die Kommunikation und Organisation bei VA’s ist sicherlich ein Stück weit anders als in vielen noch sehr klassisch arbeitenden Unternehmen, bei denen Akten & Papierkram noch normal sind.

Die Organisation findet so gut wie ausschließlich virtuell bzw. online statt. Für manche unvorstellbar, für manche nicht mehr wegzudenken. Der Vorteil, du hast von überall aus Zugriff auf deine Dokumente, bist gut organisiert, kannst mit deinen Kunden sehr gut Hand in Hand arbeiten und sparst sehr viel Zeit und Papier.

Sogar viele Steuerberater arbeiten heute nur noch online, da sie jederzeit Zugriff auf die Belege der Mandanten haben & das vieles erleichtert.

Hier möchte ich euch ein paar meiner Lieblingstools vorstellen, die für mich nicht mehr wegzudenken sind und mir die Arbeitsabläufe sehr angenehm machen.

 

Dokumente

Kommunikation

Messenger

Keiner möchte täglich unzählige Mails in seinem privaten Whatsapp Account bekommen. Eine super alternative ist Slack. In diesem Chat kann man unkompliziert Gruppen & Teams anlegen und spart sich gerade bei großen Teams viel Arbeit. Die Nachrichten bleiben erhalten & können immer nachgelesen werden.

Ebenfalls ist es möglich Dateien wie Grafiken, Dokumente, Listen, etc. zu versenden.

So kannst du Informationen perfekt steuern. Lege z.B. Gruppen an für den Vertrieb, den Außendienst oder einfach für den Tratsch zwischendurch.

Softphone

Wer eine klassische Alternative zur Telefonie sucht ist bei Sipgate genau richtig – die Lösung für Vieltelefonierer.

Bei Sipgate bekommt man eine deutsche Festnetznummer. Beim kostenlosen Basicpaket kann man sich anrufen lassen. Oder für 9,99 Euro im Monat in alle Netze raustelefonieren.

Hier kann beispielsweise auch über die Telefonanlage des Kunden eine Telefonnummer für die virtuelle Assistentin vergeben werden. Es klingelt dann am Rechner oder am VoIP Telefon. Der Anrufer merkt gar nicht, dass er umgeleitet wird, denn er ruft eine normale deutsche Festnetznummer an.

Mobiltelefonie

Mit Satelite kann man weltweit telefonieren. Man bekommt über die App eine deutsche Handynummer, ganz unabhängig von deinem jetzigen Provider.

Du hast monatlich 100 Freiminuten ins Mobil & Festnetz & kannst von Deutschland in 54 Länder der Welt gratis telefonieren.

Für 4,99 Euro monatlich kannst du von 55 Ländern dieser Welt unbegrenzt telefonieren.

Perfekt, wenn du auf Reisen kostengünstig erreichbar sein möchtest.

Jetzt auch mit Rufnummernmitnahme möglich!

Google Drive

Google Drive bietet Onlineanwendungen zur Textbearbeitung, Tabellenkalkulation & Präsentationserstellung.

Es ist von jedem Endgerät aus erreichbar & mit einer Share-Funktion ausgestattet, um die Dokumente online mit anderen Personen zu teilen, inkl. Lese- oder Schreibrechten.

Vorteil: Sie sind offline bearbeitbar & aktualisieren sich selbst sobald man wieder online geht.

Super Tool, vor allem wenn man Dokumente oft mit Kunden teilt & gemeinsam bearbeitet.

DROPBOX

Die Ablageordner & Sammlungen von Infos & Dokumenten werden ideal ersetzt durch gemeinsam genutzten Dropbox Ordner.

Die Basis Version ist kostenlos erhältlich.

Wenn man allerdings viele Daten speichern möchte & die Box auch als mobiles Backup nutzen will, lohnt sich das Upgrade auf die Pro Version.

Diese Art von Datensicherung macht definitiv Sinn, da eine Externe Festplatte sehr sensibel ist & kaputt gehen kann & du von überall aus Zugriff hast auf deine Dropbox.

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Google Docs

Google Docs ist super um gemeinsam mit externen Partnern oder Kunden an einem  Dokument zu arbeiten.

Man kann alle Änderungen von anderen in Echtzeit mitverfolgen.

Über den integrierten Chat kann man kommunizieren oder offene Fragen über die Kommentarfunktion klären.

Auch die weiteren Google Tools wie Google Tabellen, Google Präsentationen oder Google Formulare besitzen diese Sofortspeicherfunktion.

Email

So ganz kommt man selbstverständlich um E-Mails auch nicht herum.

Deshalb gehört zu meinen täglich genutzten Programmen Gmail.

Das ist eine gute & kostenlose alternative zu Outlook.

Über Gmail kann man sich kinderleicht E-Mail-Adressen einrichten, Nachrichten filtern und andere Adressen weiterleiten lassen.

Durch die integrierte Suche und den quasi unbegrenzten Speicher gehen hier keine Infos verloren.

Bildtelefonie

Da die Kommunikation das Wichtigste ist, braucht man einfache und verlässliche Tools, die von jedem Ort aus funktionieren.

Ich nutze hier entweder Skype oder Zoom. Das schöne ist, man kann wählen, ob man einfach nur telefonieren will oder sich auch sehen möchte.

Zusätzlich kann man hier Texte, Dateien & Bilder austauschen und versenden.

Meine Lieblingsfunktion in Skype & Zoom ist die Bildschirmfreigabe. Dort kann ich meinem Kunden Dinge auf meinem Bildschirm zeigen & erklären.

Teamviewer

Mit Teamviewer hast du die Möglichkeit dass du z.B. auf den Bildschirm deines Kunden zugreifen kannst.

Das macht gerade die einarbeitung sehr einfach, da dir der Kunden real zeigen kann, wie seine Programme funktionieren, wie das Ablagesystem aufgebaut ist usw.

auch wenn bei dir z.B. ein VPN auf dem PC eingerichtet wird, kann der Techniker einfach auf deinem Desktop die Einrichtung vornehmen.

Wirklich ein sehr hilfreiches Tool.

Basic Tools

Passwörter

Es gibt kaum eine Seite, auf der man kein Passwort vergeben muss.

Ich vergebe meine Passwörter nach einem bestimmten System und trotzdem muss man sie irgendwo sichern, woche man immer Zugriff drauf hat.

Ta da – Lastpass war die willkommene Rettung – nie mehr ohne! Auch in der kostenlosen Version bietet mit dieses Tool alles was ich brauche um Save zu sein.

 

Zeiterfassung

Ich nutze die Zeiterfassung direkt über meinen Chrome Browser.

TrackingTime integriert deine Zeiterfassung direkt in deine To-Do-Liste.

Einfach die gerade zu erledigende Aufgabe auswählen, auf Start drücken und fertig – die App kümmert sich um den Rest. Zeiterfassung in Echtzeit bedeutet, dass jedes Teammitglied immer genau weiß, woran die Kollegen gerade arbeiten.

Kalender

Hier gibt es eigentlich gar nicht viel zu sagen, außer:

Statt dem kostenpflichtigen Lotus Notes oder Outlook verwende ich Google Calendar.

Funktionstechnisch kann Google fast alles bieten, was die anderen Kalendersysteme auch können.

 

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Lexoffice

Der moderne Schuhkarton für Belege ist Lexoffice – So macht sogar Buchhaltung Spaß.

Belege mit dem Handy erfassen, Rechnungen erstellen und einen Überblick über die Finanzen haben.

Mehrere Nutzer und unterschiedliche Zugriffsrechte sind kein Problem.

Somit ist die Kommunikation mit deinem Steuerbereater und die Abgabe deiner Belege ein Kinderspiel.

 

Bildbearbeitung

Canva – schnelle und einfache Bearbeitung von Bildern und Grafiken.

Vorlagen für verschiedene Medien machen es möglich mit wenig Aufwand professionelle Arbeiten zu erstellen.

Du kannst deine eigenen Bilder mit den Vorlagen kombinieren oder auch komplett fertige Grafiken mit neuem Text versehen.

die passenden Vorlagenformate für verschiedene Social Media Kanäle sind alle auswählbar.

Zeitersparnis

Mein absolutes Lieblingstool ist Sessionbuddy – du kannst es als Erweiterung in deinen Chrome oder Firefox Browser installieren.

Wer kennt es nicht, wir öffnen jeden Tag die passenden Tabs im Browser z.B. die Zeiterfassung, Skype, Kalender und evtl. noch Kundenspezifische Tabs.

Mit Sessionbuddy kannst du für jeden deiner Kunden eine “Session” anlegen und mit einem Knopfdruck öffnen sich die von dir festgelegten Tabs jeden Morgen. Einfach genial!

Organisation

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Projektmanagement

Trello ist ein Projektmanagement Tool. Man kann hiermit Boards, Listen und Karten anlegen, um seine Projekte in Aufgaben & diese wiederum auf einzelne Schritte herunterzubrechen.

Trello punktet in meinen Augen außerdem mit vielen zusätzlichen Gimmicks wie Deadlines, Tags, Farben und Teamintegration.

Und das alles für 0 Euro. Die Basicversion ist für viele Zwecke vollkommen ausreichend.

 

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To-Do's

Ich nutze dazu Microsoft to do – Hier habe ich die Tasks für verschiedene Kunden und auch meine eigenen in Listen sortiert, erhalte Erinnerungen und kann auch gemeinsame Listen verwalten.

Was ich besonders gut daran finde ist, dass wenn man etwas erledigt hat, kann man es abhaken, wird mit einem “Pling” belohnt und fühlt sich gleich viel besser!

 

Organisation

Bitrix24 – ist kein Organisationstool im klassischen Sinne, sondern eigentlich eine Social Intranetlösung, aber eben auch geeignet für die Organisation von Aufgaben.

Aufgaben können im System angelegt werden, Mitarbeiter und Kunde können zugeordnet werden, Dokumente geteilt und vieles mehr.

Bitrix24 bietet durch den Activity Stream die Möglichkeit für einen internen und externen Austausch ähnlich wie im Social Media Netzwerk.